جزئیات برنامه سفر
یکی از مهم‌ترین مدارک سفر که بایستی آژانس تورگردان قبل از سفر به راهنما تحویل دهد، برنامه سفر است که بایستی با جزئیات کامل به راهنما داده شود و راهنمای تور با مطالعه آن و با توجه به تجربیات خود بتواند از نظر زمان‌بندی برنامه سفر را هماهنگ کرده و در صورت هرگونه مشکل، قبل از تور، آن را با مدیر فنی برطرف کند.
اجرای برنامه سفر
برنامه سفر اعلام شده به راهنما، بایستی مطابق با برنامه اعلام شده به مسافران باشد و راهنما بتواند در روز سفر با اطلاع کامل از برنامه فروخته شده و وعدههای داده شده در خصوص بازدیدها، وعدههای غذایی، پذیرایی و دیگر خدمات این اطمینان را به گردشگران بدهد که برنامه‌های بازدیدی انجام می‌شود و برنامه روزانه به همراه بازدیدها را برای گردشگران اعلام نماید.
در برخی مواقع دیده شده است که تورگردان، بازدیدهای زیادی را به علاقه‌مندان قول داده است که در زمان اجرا، راهنما دچار مشکل می‌شود یا راهنمایانی که بدون اطلاع از برنامه، سفر را پذیرفته‌اند و در اجرای سفر و بازدید از اماکن دچار مشکل شده و از آنجا که آمادگی قبلی در خصوص برنامه سفر نداشته‌اند، اجرای خوبی نخواهند داشت.
با توجه به قرارداد منعقد شده با راهنما و برنامه سفر تحویلی به وی، در صورت هرگونه ضعف و مشکل که در نهایت به اعتراض و شکایت طرفین بیانجامد، می‌توان بر اساس آن بین طرفین قضاوت نمود.
دریافت مشاوره تخصصی رایگان
تایید برنامه سفر
باید توجه داشت بسیاری از آژانس‌های تورگردان که به صورت حرفه‌ای با فعالیت خود آشنا هستند، در زمان عقد قرارداد، برنامه سفر را به صورت کتبی به رویت گردشگر می‌رسانند و از ایشان تاییدیه برنامه سفر را می‌گیرند و ضمیمه قرارداد می‌کنند. این کار، راهنما را در مدیریت برنامه بسیار قوی می‌کند چرا که گردشگران از قبل و به صورت کتبی برنامه سفر را دریافت کرده‌اند و با توجه به زمان‌بندی و برنامه روزانه، خود را برای شرکت در بازدیدها هماهنگ و منظم می‌کنند.
جزئیات برنامه سفر بایستی به صورت کتبی و روز به روز، برای راهنما نوشته شود و برنامه‌های بازدید در آن قید و با امضاء مدیر فنی به راهنما تحویل گردد.
زمان‌بندی برنامه سفر
نوشتن برنامه سفر و برنامه‌های بازدیدی باید توسط مدیر فنی تور برنامه‌ریزی شود که از نظر فنی برای اجرا، می‌تواند با راهنمایان تخصصی مسیر هدف، مشورت کند.
برنامه سفر ارائه شده به راهنما از طرف شرکت تورگردان باعث می‌شود که راهنما بتواند در خصوص بازدیدها مطالعه نموده و زمان‌بندی و راه دسترسی مسیر را مرور کند. آگاهی قبلی باعث می‌شود که مدیریت برنامه با دقت و هماهنگی بیشتری انجام شود. همچنین این امکان را به راهنما می‌دهد که بررسی فنی در خصوص اجرایی‌بودن آن را انجام نموده و بررسی کند که آیا اجرای بازدیدهای اعلام شده در یک روز امکان دارد یا خیر.
بررسی فنی برنامه سفر مخصوصاً در سفرهای طبیعتگردی از اصول فنی و تکنیکی برای راهنما است و می‌تواند از قبل زمان‌بندی برنامه را برای خود مشخص نموده و در نتیجه با توجه به توانایی مهمانان بتواند برنامه را مدیریت کند، لذا شرکت تورگردان موظف است یک برگ از برنامه سفر را با جزئیات کامل و زمان‌بندی به راهنما ارائه نماید تا راهنما بتواند آگاهی لازم برای اجرای برنامه ارائه شده به مسافرین را از قبل برنامه‌ریزی نماید.
برنامه زمان‌بندی ارائه شده از طرف تورگردان به راهنما باعث می‌شود تا راهنما در تنظیم زمان‌بندی خود بتواند با دقت بیشتری تور را اجرا کند و چنانچه به دلایل مختلف برنامه تغییر یابد با توجه به ارائه اطلاعات به مدیر فنی یا مدیرعامل و اخذ تاییدیه، راهنما می‌تواند نسبت به تغییر برنامه و جابجایی بازدیدها اقدام نماید.
مدارک لازم برای اجرای سفر عبارتند از:
1. حکم مأموریت راهنمای تور
2. نامه نیروی انتظامی
3. حکم مأموریت راننده توریستی
4. لیست مسافرین تور
5. الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث
6. جزئیات برنامه سفر
7. مجوزهای لازم برای ورود به مناطق تحت نظارت سازمان محیط زیست
8. مجوز تردد وسیله نقلیه برای تردد‌های شهری
9. اخذ کد ناجا
10. لیست اتاق‌بندی مسافرین
11. لیست هزینه‌های تور
12. لیست تلفن‌های ضروری
13. تنخواه گردان سفر
14. قرارداد بین راهنما و آژانس گردشگری