لیست اتاقبندی مسافرین
لیست اتاقبندی مسافرین در تور از مدارک سفر مهم در پرونده تور است. تور گردان با توجه به ثبتنام مسافرین و درخواستهای آنها،اقدام به اتاقبندی مینماید و لیست اتاقها را از قبل برای هتل فکس نموده و هتل نیز اقدامات اولیه برای تسهیل اقامت مسافران در روز ورود را انجام میدهد.
اقامت مسافرین
مدیر فنی بایستی در پرونده تور یک نسخه از لیست اقامتی مسافرین را قرار دهد تا راهنما بتواند در بدو ورود نسبت به انجام اقامت مسافرین مدیریت داشته و با توجه به اطلاعات درج شده در لیست اقامت، با هتل هماهنگی نماید.
در برخی از مواقع مسافرین اتاق رو به دریا میخواهند و یا اتاق مورد نظر ایشان سوئیتهای مرتبط به هم است، لذا بایستی این موارد از قبل توسط شرکت خدمات مسافرتی به هتل اطلاع داده شود تا در زمان ورود مسافرین مشکل و بحران خاصی راهنمای سفر را تهدید نکند.
کلیه اطلاعات اقامتی مانند نوع اتاق (Single ،TPL ،TWIN ،DBL)، نمای اتاق (منظره روبه دریا یا رو به جنگل)، وضعیت سرویس اضافه (کاناپه تاشو یا تشک اضافی)، نوع سرویس بهداشتی (ایرانی یا فرنگی) بایستی در لیست گنجانده شود و راهنما با توجه به اطلاعات موجود اقدام به پذیرش و دریافت اتاق نماید.
تحویل اتاق به مسافر
بهتر است راهنما در روز سفر، قبل از ورود به هتل، از طریق تلفن تعداد اتاقها و نوع آن را با هتل چک کند و از شارژ شدن اتاقها و آمادهبودن آن برای تحویل به مسافرین مطمئن باشد تا اگر اتاقها هنوز آماده نبودهاند بتواند برنامهای را برای مسافران در نظر بگیرد و در صورتیکه زمان کمی برای آمادهسازی اتاقها لازم بود مدتی در پذیرش منتظر باشند تا اتاقها تحویل آنها شود.
در زمان تحویل اتاقها و برای تسهیل در روند ارائه اتاق، برخی از راهنمایان اقدام به اخذ شناسنامهها و کارتهای ملی میکنند. در صورت انجام چنین کاری راهنما باید جلوی اسم هر نفر کارت یا شناسنامه دریافت شده را بنویسد و در نهایت تعداد آن را بشمارد و به تفکیک تحویل پذیرش دهد و از ایشان رسید دریافت نماید تا در زمان خروج مسافرین و دریافت مدارک به مشکل برنخورد. البته بهتر است انجام پذیرش اتاقها توسط خود مسافرین انجام گردد تا مسئولیتی برای راهنما به وجود نیاورد.
همچنین باید توجه داشت که برای اقامت مسافرین متأهل نیاز به شناسنامه است زیرا با توجه به قوانین کشور برای اقامت افراد متأهل و زوجین ارائه شناسنامه الزامی است. لذا راهنمایان تور در روز سفر این مورد را قبل از ورود به هتل باید به مسافران متذکر شده و قوانین اقامتی را به آنها بگویند.
دریافت مشاوره تخصصی رایگان
قوانین و مقررات اقامت
در خصوص اقامت در هتل، مسافرین باید به قوانین و چارچوبهای هتل احترام بگذارند و از جابجا شدن در اتاقها بپرهیزند، در غیر اینصورت هتل میتواند با این افراد از طریق قانون برخورد نموده و راهنمایان در این گونه مسائل هیچگونه مسئولیتی نخواهند داشت و در صورت بروز تهدید برای تور، راهنما میتواند با انجام استشهاد نامهای که به امضاء مسافرین و مدیر هتل رسیده است و با اطلاع مدیرعامل و مدیر فنی شرکت، بهترین تصمیم را اتخاذ نموده تا حق دیگر مسافران ضایع نگردد.
بهتر است راهنما در زمان نزدیک شدن به هتل، قوانین و مقررات اقامتگاه را به مسافران اطلاعات دهد چرا که بسیاری از افراد قوانین را بخوبی نمیدانند، برای مثال در خصوص استفاده از مینیبار و هزینههای آن در زمان خروج از هتل و تسویه حساب هتل اطلاعی ندارند و هزینههای مربوط به مینیبار و استفاده از آن را در گروه خرید پکیج تور از شرکت خدمات مسافرتی میدانند. همچنین در مورد تماس با پذیرش برای سوال یا برطرف کردن نیازمندیهای اتاق، در خصوص ساعت تحویل اتاق و زمان خروج و هزینههای شارژ بابت ورود زود هنگام و خروج دیر هنگام بهتر است به ایشان اطلاعاتی داده شود. ضمنا با توجه به اینکه در زمان خروج از هتل، قسمت خانهداری، تجهیزات اتاق و لوازم داخل اتاق را چک میکنند، بهتر است به مسافران تذکر داده شود که در زمان تحویلگیری اتاق لوازم و تجهیزات را به صورت کامل چک کرده و در صورت خرابی و کمبود اقلام اتاق مانند حوله، موارد را به پذیرش اطلاع دهند تا در زمان خروج مشکلی از این بابت پیش نیاید.
ورود راهنما به اتاق مسافر
در صورت هرگونه تماس با راهنما توسط مسافر مبنی بر بروز مشکل در اتاق و یا درخواست همنشینی مهمانان در هتل، راهنما حق ورود به اتاق را نداشته و بایستی با قوانین هتل آشنا باشد و آن را رعایت کند. در صورت بروز مشکلاتی از جمله مسائل پزشکی برای مسافر و تماس مسافر با راهنما برای امدادرسانی، راهنما باید مراتب را به پذیرش و اورژانس اطلاعات داده به همراه مسئول هتل برای کنترل وضعیت در اتاق مهمان حاضر شود و از ورود به اتاق مسافرین به تنهایی پرهیز نماید.
مدارک لازم برای اجرای سفر عبارتند از:
1. حکم مأموریت راهنمای تور
2. نامه نیروی انتظامی
3. حکم مأموریت راننده توریستی
4. لیست مسافرین تور
5. الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث
6. جزئیات برنامه سفر
7. مجوزهای لازم برای ورود به مناطق تحت نظارت سازمان محیط زیست
8. مجوز تردد وسیله نقلیه برای ترددهای شهری
9. اخذ کد ناجا
10. لیست اتاقبندی مسافرین
11. لیست هزینههای تور
12. لیست تلفنهای ضروری
13. تنخواه گردان سفر
14. قرارداد بین راهنما و آژانس گردشگری